Wrike

Wrike è un potente strumento per i team, uno che si classifica bene sia come software di collaborazione che come software di gestione dei progetti. Wrike, ora di proprietà di Citrix, ha iniziato come una piattaforma online per la collaborazione di squadra, la gestione del lavoro e la gestione dei progetti, e continua a crescere in queste aree, aggiungendo anche funzioni correlate. L’applicazione ha aggiunto nuove funzioni di intelligenza del lavoro che possono, per esempio, prevedere quando un progetto è a rischio di rimanere indietro e richiamare l’attenzione sulle possibili cause. Mentre Wrike è sul lato costoso, è più facile da configurare e iniziare ad usare rispetto a molte altre applicazioni di gestione dei progetti comparabili.

Cosa fa Wrike?

Mentre Wrike ottiene un punteggio elevato nei nostri test e analisi, se è l’app giusta per il vostro team dipende da diversi fattori. La migliore app di gestione dei progetti per voi deve avere le giuste caratteristiche in base al tipo di lavoro che fa il vostro team e il numero di persone che la useranno. La cosa bella di Wrike è che viene venduta in diverse versioni che sono già personalizzate per alcuni tipi di team, come i marketer e i team di servizio. Detto questo, potreste facilmente affondare un sacco di tempo nella ricerca di tutte le opzioni di piano di Wrike per capire di cosa avete bisogno, dato che ce ne sono molte. Vi consigliamo una o due conversazioni con un rappresentante di Wrike se state cercando di acquistare questo strumento.

Il budget e la velocità sono altri due fattori comuni che le squadre considerano prima di acquistare un’app per la gestione del progetto o del lavoro. PCMag ha tre vincitori Editors’ Choice per le piccole imprese attente al budget, i team di medie dimensioni e le grandi organizzazioni. Sono Zoho Projects, Teamwork e LiquidPlanner, rispettivamente. Le organizzazioni di medie dimensioni hanno davvero il maggior margine di manovra nelle loro opzioni perché spesso hanno bisogno di caratteristiche speciali specifiche, che variano tra i prodotti concorrenti. Wrike potrebbe facilmente essere il migliore, a seconda delle caratteristiche speciali di cui il vostro team ha bisogno.

Abbiamo anche incluso Wrike nel nostro confronto dei software di monitoraggio del tempo. Non è all’altezza della nostra scelta degli editori, TSheets, che è notevolmente facile da usare – anche se TSheets è un software di monitoraggio del tempo e Wrike è un software di gestione del lavoro con funzioni di monitoraggio del tempo incluse, quindi non è un confronto diretto

Quanto costa Wrike?

Wrike offre sette piani, ma con opzioni aggiuntive all’interno di alcuni di essi. Poiché ce ne sono così tanti, forniamo prima un riassunto e poi elenchiamo più dettagli dopo.

Opzioni

Gratuito con limitazioni;
Professional ($9.80 per persona al mese), pagato in gruppi di 5, 10 o 15;
Business (in media 24,80 dollari a persona al mese), per 5-200 utenti;
Enterprise (prezzo personalizzato), minimo 5 utenti;
Pinnacle (prezzo personalizzato), minimo 5 utenti;
Wrike per team di marketing (prezzo personalizzato), un aggiornamento da Business o Enterprise con strumenti per team di marketing e creativi; e
Wrike per team di servizi professionali (prezzo personalizzato), un aggiornamento da Business o Enterprise con strumenti per team di servizi professionali.

Alcuni tipi di piani sono idonei per gli Add-On, che sono caratteristiche aggiuntive che potete aggiungere per un costo extra. Per esempio, Wrike Two-Way Sync è un add-on per i team tecnici che hanno bisogno di una sincronizzazione bidirezionale tra Wrike e un’altra app, come JIRA o Github.

Vista Gantt di Wrike

 Tipi di account

Free: L’account Free è essenzialmente un elenco di attività condivise con un paio di viste diverse per piccoli team. Con questo tipo di account, si ottiene solo 2GB di spazio di archiviazione, e non si ottengono grafici di Gantt, un widget di monitoraggio del tempo, campi personalizzati e alcune altre caratteristiche. Hai anche un limite sul numero di attività e sotto-attività attive che hai in qualsiasi momento (200 in tutto).

Professionale: Gli account professionali sono buoni per pianificare progetti e collaborare. Includono tutto quello che c’è in Free, grafici di Gantt, dashboard condivisibili, 1-2GB di storage per persona, e la possibilità di integrarsi con Microsoft Project, Excel, e altri servizi.

Business: Il piano Business, per 5-200 persone, ti dà tutto quello che c’è in Professional, più l’aggiunta di strumenti di gestione del lavoro, rapporti, campi personalizzati, monitoraggio del tempo e fogli di presenza, approvazioni di progetti e attività, integrazione con Salesforce e altro. Il prezzo è su una scala progressiva, dove il prezzo per persona diminuisce più posti si acquistano. Questo piano viene fornito con 5GB di spazio di archiviazione per persona.

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Enterprise: Gli account Enterprise aggiungono la gestione degli utenti e i controlli di sicurezza che sono tipici dei software aziendali: opzioni di single sign-on, requisiti di autenticazione a due fattori, politiche di password, così come l’accesso alla rete e le politiche di conformità. Si ottengono 10GB di spazio di archiviazione per persona.

Pinnacle: Pinnacle è il piano Enterprise più funzioni aggiuntive per “squadre con esigenze di lavoro complesse”, come dice il marketing di Wrike. Queste includono strumenti di budgeting e ore fatturabili, ruoli di lavoro, strumenti per la pianificazione e il monitoraggio dello sforzo e del tempo messo nei progetti, e così via. Viene fornito con 15GB di spazio di archiviazione per persona.

Wrike per i commercianti: Questa versione è progettata per il marketing e i team creativi. Si ottiene tutto nel piano Enterprise, più gli strumenti di prova e approvazione, un’estensione Wrike per Adobe Creative Cloud, gestione avanzata delle risorse e funzionalità di gestione della capacità, modelli e spazi di lavoro su misura e altro ancora.

Wrike per squadre di servizi professionali: Questa versione vi dà tutto quello che c’è nell’account Enterprise, più la gestione delle risorse del progetto, del portafoglio e del team, e la pianificazione della capacità; la gestione delle risorse basata sui ruoli; la gestione degli arretrati e della domanda; la stima dello sforzo del progetto; i piani di lavoro personalizzati; il monitoraggio del tempo e i fogli di lavoro; le caratteristiche delle ore fatturabili; i campi finanziari del progetto con costi pianificati e reali; e altro. Se avete bisogno di budget, fogli di presenza, allocazione dello sforzo, visualizzazione del carico di lavoro, utilizzo del team, fatturazione, questo è il tipo di account che fa per voi.

Come si confrontano i prezzi di Wrike?

Confrontare i prezzi dei software di gestione dei progetti è raramente un affare alla pari. Ci sono applicazioni a basso costo per le piccole imprese e suite di livello enterprise per quelle grandi. Inoltre, con molti dei piani di Wrike con prezzi personalizzati, è difficile farsi un’idea di dove cadono. In generale, comunque, i prezzi di Wrike coprono sia la fascia media che quella alta.

Una cifra approssimativa per i servizi di fascia medio-alta è di $20-$45 per utente al mese. LiquidPlanner, il nostro vincitore Editors’ Choice per il software di fascia alta, costa 45 dollari a persona al mese per il suo livello di servizio Professional. Smartsheet, che è ottimo se vuoi costruire automazioni nel tuo processo, costa 32 dollari a persona al mese per un piano Business. ProofHub, che è specializzato nel proofing, costa 99 dollari al mese per un numero illimitato di persone. Celoxis, che ha grandi strumenti per la gestione del tempo e delle risorse, costa circa $25 a persona al mese. Paymo, che ha incorporato la fatturazione, costa 18,95 dollari a persona al mese per un piano Business.

Le piccole imprese non hanno bisogno di pagare così tanto. Con Zoho Projects, un vincitore del Editors’ Choice, si potrebbe pagare un minimo di $3 per persona al mese, e non più di $6. Teamwork, un altro vincitore del Editors’ Choice, ha piani a pagamento a partire da $12.50 per persona al mese.

Cosa c’è di nuovo in Wrike?

Se avete usato Wrike prima, ci sono tre caratteristiche degne di nota che sono uscite alla fine del 2020, che sono disponibili per la maggior parte dei livelli di account.

Una si chiama Project Risk Prediction, disponibile per i piani Business e superiori (non per i piani Free o Professional). Questa funzione utilizza l’apprendimento automatico per avvisare le persone appropriate quando un progetto è a rischio di non rispettare le scadenze. È utile per i team che si destreggiano tra più progetti alla volta. La Previsione del rischio mette un’etichetta sui progetti che sono a rischio di cadere fuori rotta e può suggerire ai team leader i compiti o le aree del progetto che più probabilmente stanno causando problemi.

La seconda funzione è Document Processing, che è una funzione OCR per dispositivi mobili. Consente di scansionare un documento ed estrarre il testo da esso in un formato modificabile. Funziona sia con testo stampato che scritto a mano. Trasformare pagine di testo in file modificabili era il regno di costosi software OCR, ma ora alcune applicazioni di scansione mobile possono farlo.

La terza caratteristica è un’altra caratteristica mobile chiamata Smart Replies. Come alcuni programmi di posta elettronica che suggeriscono risposte ai messaggi, Smart Replies offre brevi risposte automatiche ai messaggi che si ricevono. Per esempio, se qualcuno vi manda un messaggio chiedendovi una domanda, potete rispondere con un tocco, “Sì”, “Fammi controllare”, “Non sono sicuro”, e così via.

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Iniziare con Wrike: Interfaccia

Wrike ha un look moderno e contemporaneo. Nel complesso, è semplice, diretto e ordinato. È possibile cambiare il tema del colore e attivare la modalità Dark per regolare l’aspetto secondo le proprie preferenze. Wrike funziona in un browser web e su desktop per macOS e Windows, e ci sono anche applicazioni per Android e iPhone.

Wrike utilizza un concetto chiamato Spaces, che potete pensare come cartelle. Gli spazi appaiono nella barra di navigazione laterale sinistra. Vi danno un modo per raggruppare progetti e altri lavori che appartengono allo stesso posto.

Spazi Wrike

La filosofia di Wrike

Wrike è un po’ diverso dai suoi concorrenti perché, come detto, non si limita strettamente alla gestione dei progetti. Attraversa il regno della gestione del lavoro, che è leggermente diverso. LiquidPlanner fa la stessa cosa. Wrike ha strumenti tradizionali di gestione dei progetti, quindi se avete bisogno di pianificare un progetto dall’inizio alla fine, potete certamente farlo. È possibile visualizzare tutti i compiti in quel progetto su un grafico di Gantt, creare dipendenze tra i compiti e tenere sotto controllo il progresso di tutti i compiti che compongono il progetto.

Inoltre, tuttavia, Wrike consente di gestire il lavoro in corso. Il lavoro in corso comprende tipicamente compiti che non hanno necessariamente una consegna finale o una scadenza fissa. Aggiornare il blog aziendale una volta alla settimana è un esempio di lavoro in corso, mentre il lancio di un nuovo sito web è un esempio di progetto.

In Wrike, è possibile creare un progetto e popolarlo di compiti. Ogni compito può avere una o più persone assegnate a completarlo, una descrizione, una scadenza, commenti, allegati e altri dettagli. Ogni compito ha anche opzioni di stato, che sono, per impostazione predefinita, attivo, completato, differito o annullato. Chiunque sia responsabile di un compito cambia il suo stato come appropriato. I project manager o i capi progetto usano queste informazioni per filtrare le attività per vedere quante sono, per esempio, differite attualmente, quali sono attive e così via. Con un account Business, puoi personalizzare questi stati per essere quello che vuoi.

Per il lavoro non a progetto, crei delle cartelle all’interno di qualsiasi Spazio e le tieni lì. All’interno di una cartella, avete la scelta di organizzare il lavoro in diversi formati e viste: lista, tabella, tavola (una tavola Kanban), o grafico di Gantt.

Viste e caratteristiche chiave in Wrike

I progetti hanno le stesse opzioni di visualizzazione del lavoro non legato ad un progetto, tra cui Elenco, Scheda, Tabella e Grafico di Gantt. Due ulteriori schede di visualizzazione mostrano tutti i file che sono stati caricati su un progetto (File) e un elenco a scorrimento che riassume tutte le attività sul progetto (chiamato Stream). Le colonne della vista Tavola corrispondono agli stati delle attività, quindi non puoi cambiarle a meno che tu non abbia un account di grado Business o superiore.

La vista Tabella ti dà la visibilità dello sforzo e del tempo sulle attività nella tua squadra. Le tabelle possono mostrare la quantità totale di tempo che è stato impiegato per completare diversi compiti e i progetti nel loro insieme. Questi dati sono utili per i team che sanno come guardarli e fare previsioni più accurate sul prossimo ciclo di lavoro.

Le viste Gantt sono interattive, il che significa che è possibile far scorrere, trascinare e rilasciare gli elementi per cambiare la loro durata e le dipendenze. In effetti, è più fluido di altre parti dell’app. Nei test, abbiamo trovato più facile apportare modifiche nel grafico di Gantt che nella vista Elenco, dove trascinare e rilasciare le attività per riordinarle sembrava pignolo e impreciso. Sbagliare dove si sta spostando un compito e diventa accidentalmente un sottocompito. Fare cambiamenti nella vista Gantt è un gioco da ragazzi.

Wrike offre il monitoraggio del tempo, ma come potete usarlo dipende dal livello di servizio che comprate. Abbiamo più informazioni sul monitoraggio del tempo nella sua propria sezione qui sotto.

Parlando di tempo, Wrike vi dà buone opzioni per assegnare date di scadenza e date ricorrenti. Un compito può essere scaduto in un giorno specifico, o si può impostare la data di scadenza per estendersi per diversi giorni, anche se non si può impostare una scadenza con un orario specifico, come le 9:00 del mattino.

Wrike inoltre non permette ai membri del team di stimare gli scenari migliori o peggiori per quanto tempo un compito potrebbe richiedere, cosa che LiquidPlanner gestisce con facilità. In LiquidPlanner, è possibile configurare l’applicazione in modo tale che nel momento in cui un compito richiede più tempo del previsto, tutte le altre persone e i compiti che saranno interessati avranno le loro date di scadenza regolate di conseguenza.

Per la comunicazione, Wrike ha una casella di commento per ogni compito e @ mention, così come uno Stream che mostra tutte le attività. Non ci sono strumenti integrati per la chat di testo o le videochiamate, anche se con così tanti team che usano Slack e alternative a Slack, averli nella vostra app di gestione del progetto o di lavoro non sembra una necessità. Eppure, a volte è bello avere un posto centrale per gli annunci a livello aziendale o quelli che si applicano al livello superiore di qualsiasi progetto o non sono specifici per qualsiasi progetto. Basecamp non è un tradizionale software di gestione dei progetti, ma è abbastanza buono per questo tipo di comunicazione. E ProofHub ha una bacheca centrale di annunci che aiuta anche in questo senso.

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Monitoraggio del tempo

I team che hanno bisogno del monitoraggio del tempo di solito lo usano per calcolare le ore fatturabili e fatturare un cliente. Detto questo, alcuni lo usano per migliorare le loro stime su quanto tempo richiederanno i compiti e i progetti futuri. Più accurati sono i dati che raccogliete ora, più accurate saranno le vostre previsioni.

Wrike include il monitoraggio del tempo negli account Business e superiori. È possibile registrare il tempo mentre si lavora su qualsiasi compito con un timer in-app, o è possibile registrare il tempo lavorato manualmente. Coloro che hanno l’accesso appropriato possono esportare le registrazioni del tempo da un team e inviarle a un programma di fatturazione, a meno che non abbiate Wrike per i servizi professionali, che include la fatturazione. Se state cercando un’applicazione di gestione dei progetti che includa la fatturazione, altre due sono Paymo e Teamwork.

Mentre abbiamo valutato la capacità di Wrike di tracciare il tempo dei dipendenti, tenete a mente che non è inteso come uno strumento autonomo per questo scopo e non è esattamente paragonabile ad applicazioni come TSheets (il nostro vincitore Editors’ Choice), VeriClock, e altri che possono funzionare come sistemi per timbrare il cartellino.

Tra le app di gestione dei progetti, tuttavia, il monitoraggio del tempo di Wrike cade una tacca sotto Zoho Projects e Mavenlink in termini di facilità d’uso per il monitoraggio del tempo. In Wrike, devi aprire il compito prima di poter iniziare a registrare il tempo. In Zoho Projects, puoi farlo direttamente dalla vista elenco. Zoho Projects e Mavenlink mettono un’icona del timer in cima ad ogni dashboard, rendendolo facile da vedere e da accedere.

Wrike vi permette di creare un report del registro del tempo dal tempo tracciato nel vostro team. Potete configurare un rapporto e scegliere i giorni in cui volete ricevere un aggiornamento via email.

Se il vostro lavoro vi porta spesso lontano dalla vostra scrivania, potete registrare il tempo sul compito tramite le app mobili di Wrike. Il monitoraggio del tempo nelle app vi permette di lavorare offline. Quando vi ricollegate, il tempo viene automaticamente aggiunto ai posti appropriati.

Wrike è giusto per il vostro team?

Wrike è un eccellente e flessibile hub dove i team collaborano e tengono traccia del lavoro, sia che si tratti di compiti in corso o di progetti complessi. Il fatto che sia facile da prendere intuitivamente aiuta certamente, e la maggior parte dei team dovrebbe essere in grado di prenderlo rapidamente. Detto questo, aspettatevi di essere rallentati al punto di acquisto. Wrike offre molto, ma è difficile capire quali caratteristiche vengono con quali tipi di account. Con prezzi a scala mobile e possibili componenti aggiuntivi, avrete bisogno di chattare con un rappresentante prima di acquistare questa applicazione.

Se Wrike offre più di quanto avete bisogno, guardate a Zoho Projects (per le piccole imprese con un budget) e Teamwork. Si ottiene un sacco di soldi con queste applicazioni, e il tempo di configurazione è molto più breve. Se siete una grande azienda che sta considerando Wrike ma siete ancora indecisi, vi suggeriamo di prendere in considerazione anche LiquidPlanner, poiché include ricchi strumenti di gestione delle risorse e alcune grandi opzioni per riprogrammare automaticamente le scadenze e ridistribuire il lavoro quando i progetti si incasinano.

Di Redazione: Vincenzo Danna

Sviluppatore informatico freelance e web writer SEO, Vincenzo Dani produce regolarmente contenuti per il blog e il forum www.abruzzoscuoladigitale.it. La qualità del suo lavoro e l'unicità del suo background ci hanno spinto a presentarlo a voi.